Agence événementiel pour créer et organiser un événement

Une agence événementiel peut regrouper des activités très différentes et répondre à des besoins très variés.
Nous vous proposons de définir précisément quelles sont les caractéristiques d’une agence d’événementiel et ce qu’elle propose.
Puis nous vous détaillerons les spécificités de Compagnie Meeting et les points forts de l’agence.

Définition

Une agence événementiel propose la création et l’organisation d’événements. Elle peut s’adresser soit à des particuliers soit à des entreprises. Selon le type d’événement que vous souhaitez organiser, vous choisirez une agence événementiel spécialisée dans les événements d’entreprises BtoB (Business to Business) ou dans les événements grand public BtoC (Business To Consumer). Pour les événements privés comme les mariages, il existe de nombreuses agences ou organisateurs spécialisés très performants sur ce type de prestations.

Nous allons traiter uniquement des agences spécialisées en évènementiel BtoB et BtoC

Voici les principaux critères qui vous permettront de comprendre les prestations et le fonctionnement des agences

Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?

L’agence événementiel est une entreprise qui se charge de la création et de l’organisation d’événements.
Elle offre l’ensemble des services nécessaires pour réussir un événement.

L’agence événementielle va intervenir dans 2 grandes parties :

• La création de l’événement, incluant le conseil stratégique, le marketing comme le ferait une agence de communication
• La réalisation de l’événement, incluant la gestion de l’ensemble des prestataires, la logistique et la production de l’événement.

Quels types d’événements ?

Il faut distinguer 3 grandes catégories d’événements pour une entreprise, il est impossible de faire un catalogue, mais voici une liste non exhaustive

Les événements internes

Destinés aux collaborateurs de l’entreprise, on peut citer :

• Séminaire présentiel ou virtuel
• Team Building, motivation de votre équipe de vente
• Séminaire de formation ou de lancement de produits
• Réunion de vente annuelle de l’entreprise ou groupe
• Inauguration d’un lieu de production
• Mais aussi des événements plus spécifiques, comme des dîners de gala, arbre de noël, voeux du Président…

Des événements destinés aux clients en BtoB

• Symposiums, séminaires
• Lancement de produit, de marque
• Motivation, team building
• Voyages de récompenses, soirées, repas de gala
• Mais aussi des événements plus spécifiques comme : Voyages de presse, conférences de presse, communication image de marque…

Des événements destinés aux clients en BtoC

• Évènement lors d’un salon : animation de stand, conférence, séminaire
• Evénement digital grand public
• Lancement de produits auprès des clients ou prospects
• Évènement outdoor : événement sportif promotionnel, team building
• Séminaire de motivation, incentive et voyage de récompense
• Image de marque, développement de marque, inauguration, spectacle
• Road-show

La plupart des évènements pour une entreprise sont réalisés sur mesure et le plus important est l’adéquation avec les objectifs de l’évènement.

Les prestations d’une agence de communication événementielle

Une agence événementielle peut être une agence spécialisée ou généraliste.
Elle peut s’occuper de tout type d’événements : salons, séminaires, conventions, lancements de produits, road-show, soirées d’entreprise, team building pour votre équipe de vente ou vos clients professionnels,

Le rôle d’une agence est de prendre en charge les aspects les plus stratégiques ainsi que les aspects les plus pratiques, comme le choix d’un menu, le choix du bon partenaire ou la réponse à chaque besoin exprimé par le client.

Prestations d’une agence événementiel

• La définition de vos demandes et besoins
• La conception de l’événement
• La création graphique et la scénographie, identité graphique, concepts, image, vidéo, achat d’ art
• L’intégration du projet dans une stratégie marketing et de communication
• La stratégie de communication digitale et web
• Le site internet pour l’événement
• Le choix du lieu
• Le choix des animations
• La gestion des invité et des invitations
• La logistique, l’organisation générale
• La gestion du projet
• La production de l’événement
• Le suivi marketing
• L’évaluation de l’événement, mesure de satisfaction, efficacité…

L’agence événementielle est un partenaire clé pour une entreprise qui souhaite organiser un événement réussi.

1. AGENCE EVENEMENTIEL : Quels sont les principaux critères de choix ?

• La créativité
• La capacité à créer des émotions
• La gamme de prestations proposées : communication et production
• La capacité à proposer des idées
• L’expérience, la connaissance métier, 
• L’expertise de votre secteur d’activité
• La transparence des prix
• La capacité d’innovation
• L’intégration du digital dans la stratégie
• La bonne communication avec l’équipe
• L’organisation interne de l’agence, équipes en charge de votre projet
• Les références professionnelles, image de l’agence
• Les garanties professionnelles (assurances, agréments…)
• L’appartenance à un syndicat professionnel

Le rôle d’une agence  est de proposer à une entreprise une expérience unique pour l’ensemble des participants.

Cette expérience doit être au service des objectifs et conforme à son image, aux valeurs et à la culture de l’entreprise.

3. Pourquoi faire appel à une AGENCE EVENEMENTIELLE ?

Organiser un événement est une tâche complexe qui requiert des compétences spécifiques.
En faisant appel à une agence événementielle, vous bénéficierez de l’expertise et du savoir-faire d’une équipe professionnelle.
De plus, les agences événementielles disposent généralement de tous les contacts nécessaires pour organiser un événement réussi. Grâce à son expérience, l’agence vous conseillera très utilement.

4.  AGENCE EVENEMENTIEL : Comment choisir ?

Il existe de nombreuses agences événementielles sur le marché. Pour trouver l’agence qui convient à votre projet, il est important de définir vos besoins et vos objectifs.
Vous pourrez ensuite faire une recherche en ligne ou demander des recommandations à votre entourage.
Une fois que vous avez trouvé une agence qui vous intéresse, n’hésitez pas à demander des devis pour comparer les prix.

6. Quelle est la rémunération d’une agence ?

Le prix d’une agence événementielle dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de l’événement, le nombre des invités, les services inclus, etc.

La rémunération d’une agence peut se faire de 3 façons différentes, elle repose avant tout sur une analyse précise des besoins.

1- Marge sur les prestations revendues

L’agence peut prendre une marge sur ce qui est acheté et revendu : traiteur, hôtels, salles, animations

Cette rémunération correspond au risque industriel lié à l’achat et la revente, l’agence engage sa responsabilité sur l’achat.

2- Temps passé pour la gestion du projet

Il comprend le temps passé par l’agence et ses équipes qui est mise à la disposition pour l’organisation de l’événement.
Cette somme peut être au temps passé, ou sous forme d’un forfait pour l’ensemble du projet.

3 – Honoraires agence

Ils correspondent à ce que l’agence va avoir pour sa rémunération. En général, il s’agit d’un pourcentage sur le total du prix de l’événement ou un forfait négocié.

Ces trois modes peuvent s’additionner ou non pour votre projet. Il convient de demander la transparence de la rémunération et le mode de calcul à l’agence.

E

Points clés à retenir si vous souhaitez faire appel à une agence événementielle :

Une agence événementielle propose généralement les services suivants : la conception du concept de l’événement, la gestion des invités, la logistique, le montage et le démontage, etc.
Elle agit comme une agence de communication pour la partie stratégique.

Pour votre projet et vos besoins, pensez à faire un brief détaillé de votre événement, c’est le point de départ d’une recommandation optimale de la part de l’agence événementielle.
Il est important pour l’agence de connaitre votre budget.

Pourquoi choisir Compagnie Meeting comme agence événementielle ?

Agence événementielle, créateur et organisateur d’événements depuis plus de 25 ans, Compagnie Meeting coche toutes les cases d’une grande agence événementielle.

Agence à une taille humaine et proche de ses clients., elle dispose d’une équipe expérimentée basée à Paris

Voici quelques atouts qui feront la différence et vous donneront envie de nous interroger pour votre prochain événement.

Plus d’informations dans cet article sur Compagnie Meeting

Innovation et expérience

En veille permanente à la recherche de nouvelles expériences, Compagnie Meeting est en mesure de vous proposer très rapidement de vraies nouveautés pour votre projet, de nouvelles idées et être les premiers à pouvoir les mettre en œuvre.

Lire notre article sur les innovations

Immersif

L’intégration des nouvelles opportunités offertes par le virtuel et l’immersif pour créer de nouvelles émotions.

Elles peuvent se décliner sous forme d’animations en réalité virtuelle mais aussi en de nouvelles expériences encore plus immersives pour votre projet.

Lire nos articles sur l’événementiel et le Mataverse

Digital

Utilisation des nouvelles techniques digitales aussi bien sur l’organisation d’événements digitaux ou hybrides ainsi que la création de sites internet dédiés à un évènement.

Pour plus de détails, vous pouvez lire notre article et notre brochure sur ce sujet

Expertise dans de nombreux secteurs d’activités et métiers

En particulier, l’industrie pharmaceutique, l’assurance, la banque, l’IT, l’énergie…

Mettre en avant les nouveaux enjeux sociétaux dans l’événement

Eco-responsabilité des entreprises, écologie, développement durable, prise en compte du Handicap… Des besoins de plus en plus stratégiques pour les entreprises.

Organisation d’événements humanitaires et solidaires…

Évènements à Paris

Si nous intervenons en France et dans le monde entier, nous n’avons pas de frontières.
Notre situation à Paris nous permet une très grande expertise : lieux événementiels nouveaux, insolites, atypiques, prestataires très spécifiques.

Confiance et transparence

Nous attachons une grande importance au respect du cahier des charges, à la transparence du budget et à son respect. C’est pour nous un élément clé de la réussite des événements qui nous sont confiés. Animés par une démarche qualité, nous serons être un vrai partenaire pour vous accompagner et vous conseiller.

Retour sur investissement

Le ROI d’un événement est pour nous capital pour évaluer son efficacité et avoir un référentiel de progression.
Nous vous aiderons à définir les objectifs quantitatifs et qualitatifs dès la conception de l’événement et les moyens de les mesurer.

Aujourd’hui Compagnie Meeting propose également une étude de l’engagement post événement.
C’est une approche à moyen ou long terme qu’il faut également introduire pour une vision plus globale de l’impact d’un événement.

Compagnie Meeting : le meilleur choix ?

Compagnie Meeting est une agence événementielle expérimentée et innovante, capable de vous proposer des expériences uniques et immersives. Basée à Paris, elle dispose d’une expertise dans de nombreux secteurs d’activité et métiers, et est à même de gérer des événements digitaux ou hybrides. Si vous souhaitez organiser un événement en toute confiance, n’hésitez pas à nous contacter pour étudier votre projet.
Nous saurons vous accompagner et vous conseiller avec passion tout au long de l’organisation de votre événement, pour vous garantir un succès total et un retour sur investissement optimal.

N’hésitez pas à nous contacter pour nous exposer votre projet, si vous avez un brief bien défini, ou si vous souhaitez simplement des inspirations pour le finaliser.
À travers un brainstorming sans engagement, notre équipe mettra toute son expérience à votre service.