L’actualité récente repose la question de la gestion des risques, dans l’organisation d’événements que ce soit des réunions internes, à destination des clients ou du grand public. Généralement un événement va induire un déplacement des participants, au sein de la même ville, à l’échelle de la France, voire de l’étranger dans le cas de participants internationaux. Cela concerne également tous les voyages organisés à l’étranger. Les événement sont ainsi très polymorphes, et peuvent tous plus ou moins être impactés en cas de grève !

Evénement et grèves : comment peut-on anticiper cette gestion de crise ?

L’anticipation va concerner 2 volets :

1 – Le volet financier : l’impact de la grève sur l’événement

De l’annulation pure et simple à la diminution de participation, les coûts financiers sont obligatoirement lourds. Il y a pourtant plusieurs façons d’anticiper.

La plus importante concerne le fait d’assurer l’événement. Des polices spécifiques existent. Par exemple, Compagnie Meeting les propose systématiquement. La mise en œuvre n’est pas compliquée, de même la tarification est simple : un faible pourcentage du coût total de l’événement. Il s’agit de contracter une assurance contre un ensemble de risques non connus au moment de la signature de la police. Cette police d’assurance doit donc être décidée le plus vite possible dès que l’événement est acté.
Les risques sont : terrorisme, grèves, incidents climatiques (inondations comme récemment dans le sud de la France), mais aussi défaillance financière d’un fournisseur clef… Il s’agit d’une assurance assez large.

La difficulté est que, dès qu’un risque est avéré ou connu, on ne peut plus assurer le risque. Par exemple, lorsqu’un préavis de grève est posé, il est déjà trop tard pour prendre une assurance… Au moment des manifestations des Gilets Jaunes, aucun événement organisé le samedi ne pouvait être assuré pour cette cause…

Compagnie Meeting vous donnera toutes les informations sur cette assurance que nous connaissons bien et utilisons fréquemment.

Vous êtes assurés et une grève survient, que se passe-t-il ? L’assurance va prendre en charge avec vous la gestion de crise et étudier tous les scénarios. Cela peut prendre la forme d’un remboursement partiel, par exemple si les participants d’une région ne peuvent se rendre à l’événement, ou d’un remboursement total des frais engagés, avec report de l’événement,

Cette anticipation apporte ainsi une sécurité financière en assurant les sommes engagées.

Si votre événement n’est pas ou plus assurable, il faudra avec Compagnie Meeting définir l’ensemble des dates critiques, c’est à dire les dates à partir desquelles, par exemple, on doit définir le nombre de participants aux repas, annuler des places d’avion… et cela sans pénalités.
La réalisation de ce schéma permet de travailler à froid, et d’avoir un tableau de bord pour éclairer vos décisions.

2 – Anticipation et  gestion de crise

Il s’agit plutôt d’une démarche de qualité, avec une anticipation des risques et les réponses à y apporter. Ces risques peuvent être de natures différentes : en termes d’image, de communication, d’objectifs de vente, financiers…
L’avantage d’un document de référence réalisé bien en amont d’un risque est précieux dans un moment de pression forte. Il éclaire les décisions et donne des perspectives.

Ce document inclut des informations comme le répertoire de toutes les personnes à contacter en urgence, les canaux de diffusion des informations : envoi d’un sms à tous les participants (cela suppose donc d’avoir les portables…). En cas de besoin, il peut être intéressant d’organiser des permanences 24h/24 et 7j/. On sait par exemple que les réseaux officiels : tels que les centrales de réservation, sont très vites saturées en cas de crise. Or, vous devrez être en mesure de renseigner vos participants.

Cette partie doit être anticipée, et pourra se faire en collaboration avec l’agence Compagnie Meeting, en fonction de la typologie de l’événement.

Notre Conseil :

L’information des participants est un élément capital : pensez à anticiper les messages et les canaux de diffusion.

Par exemple, il est important de toujours disposer des numéros de portable des participants, car c’est le moyen le plus sûr et rapide de communiquer une information urgente.

Evénement et grèves : Analyser les risques

C’est probablement la partie la plus délicate, : faire une analyse, et prendre les décisions : annuler, reporter, maintenir, modifier l’événement…

Comme indiqué plus haut, une bonne anticipation va permettre de disposer d’un certain nombre d’indications qui vont éclairer la décision.

Les critères qui vont motiver cette décision :

  • L’impact financier en cas d’annulation ou de maintien
  • Des discussions et négociations avec l’ensemble des partenaires de l’événement (prestataires, hôtels, restaurants, salles, intervenants…)
  • Les conséquences induites (impossibilité de rentrer chez soi, transports, hôtels…)
  • Des alternatives de transport
  • La possibilité d’annulation partielle ou totale
  • Les risques et contraintes imposés aux participants
  • La motivation des participants à maintenir leur venue à l’événement
  • L’importance stratégique de l’événement
  • La possibilité d’utiliser un autre canal ou typologie d’événement (régional au lieu de national, vidéotransmission satellite…)

Si dans certains cas la situation impose la décision de façon évidente, dans d’autres il est complexe de décider : la grève va-t-elle durer ?, que ce passera-t-il dans 2, 3, 5 jours ou plus ?, comment les transports vont-ils être impactés ?…

Dans tous les cas, l’information des participants est très importante, pour motiver la prise de décision et diffuser les données nécessaires.

Evénement et grèves : La gestion de crise

Une fois la crise avérée, votre événement est par exemple pris dans une grève, qu’il soit annulé ou maintenu, vous vous retrouvez en gestion de crise.

La gestion de crise est un exercice qui demande de la préparation en amont. Compagnie Meeting pourra vous assister, vous accompagner, et partagera son expertise.

Parmi les points qui nous paraissent importants :

  • Être capable au début de la crise, d’analyser les signaux faibles, sans les exagérer ni les ignorer.
  • Garder son objectivité dans l’analyse des faits, et ne pas se laisser impressionner.
  • Garder à l’esprit l’intérêt de vos participants, et ne pas les entrainer dans une situation inextricable.
  • Communiquer de la manière la plus transparente possible.
  • Etre disponibles pour répondre aux demandes d’information.
  • Mettre en place une équipe de gestion de crise, avec une définition des rôles. Dans la mesure du possible, une équipe doit être dédiée à la communication, une autre à la gestion opérationnelle et logistique de la crise.

Conclusion

Par définition, les crises arrivent à n’importe quel moment. Si on ne peut les prévoir, on peut les anticiper, ou diminuer leur impact et les gérer au mieux si elles surviennent. Cela demande de la préparation, de l’anticipation, mais aussi une expérience de la gestion de situations similaires. Compagnie Meeting vous apportera son expertise et son expérience, dans cet exercice délicat.