L’événement hybride digital et présentiel en BtoB est certainement la meilleure réponse pour vos événements dès la rentrée de septembre.
Grâce à leur grande adaptabilité, ils vous permettront de mettre en place vos événements sans prise de risques, et sans sacrifier l’émotion.
L’épidémie aura permis de populariser un certain nombre de technologies digitales et beaucoup ont pu ainsi découvrir à travers leur activité professionnelle le télétravail et les réunions virtuelles mais aussi sur un plan plus personnel les apéros virtuels ou les consultations médicales en vidéo.
Nous avons eu la preuve que le virtuel pouvait non seulement être très efficace mais aussi permettre d’apporter de l’humain et de la convivialité.
Compagnie Meeting, n’a jamais voulu opposer présentiel et virtuel. Bien au contraire, nous recherchons les synergies pour des solutions qui prennent en compte l’ensemble des besoins et des contraintes sanitaires.
Il est important de pouvoir rapidement s’adapter à l’évolution de la situation sanitaire. Ainsi l’avantage des solutions hybrides est de pouvoir très rapidement adapter le design d’un événement sans le remettre en cause si les contraintes évoluent rapidement dans un sens ou dans un autre.
Voici les dix éléments essentiels que nous mettons en pratique dans toutes les propositions d’événement hybride digital et présentiel de Compagnie Meeting.
Nos solutions sont des propositions « clés en main » pour une mise en place rapide et efficace. Nous considérons le Vidéo Live comme un événement à part entière avec des spécificités qu’il faut bien maitriser pour une réussite parfaite !
1 – Les objectifs :
Cela parait toujours évident, mais il est important de le rappeler : il faut définir les objectifs quantitatifs (nombre de participants, nombre de commentaires, résultats des quizz…) mais aussi qualitatifs (satisfaction, mémorisation des messages clés, engagement…)
Le plus important est qu’il y ait une cohérence entre les objectifs et les moyens déployés.
2 – le storytelling, le rythme :
Un événement quel qu’il soit doit s’appuyer sur un storytelling efficace et solide. C’est encore plus vrai dans le digital, car cela demande de pouvoir capter l’attention en permanence. Le storytelling doit être suffisamment riche pour apporter du rythme et capter l’attention du début à la fin de l’événement. Les temps forts doivent être mis en avant sous forme de teasing. Il faut donner envie aux participants jusqu’au bout du déroulé. Un juste équilibre à trouver et qui fera le succès de l’événement.
3 – L’intégration hybride digital et présentiel :
Il est essentiel de mixer ces 2 composantes. Un nombre infini de combinaisons est possible. Nous vous donnons 3 exemples ci-dessous. Chaque événement doit donner lieu à une trame précise et nous vous ferons des recommandations adaptées à vos objectifs.
4 – Content design :
Les intervenants, le contenu, les sujets d’illustration font partie intégrante du Storytelling événementiel. Le contenu va donner tout son sens à votre événement. Il faut consacrer une part importante du budget à cette partie.
Les personnalités ont été largement utilisées dans les événements. Il faut donc trouver une mise en valeur supplémentaire pour surprendre et captiver votre auditoire, soit dans l’interactivité mise en place, soit dans le choix décalé et surprenant des intervenants.
Les sujets d’illustration devront également surprendre : reportages, animations. Il faut impliquer votre auditoire dans la réalisation des sujets. Pourquoi pas un simple reportage fait avec un téléphone portable ? Aujourd’hui, ce format a une authenticité qui peut parler à votre auditoire. Encore une fois, il faut privilégier le fond à la forme.
5 – Les lieux :
Le plus simple est d’utiliser un site de production dédié à ce type d’événement.
Cela vous fera gagner du temps et du budget. De plus, un habillage numérique permettra une personnalisation très importante du décor.
Compagnie Meeting a réalisé pour vous une sélection de lieux qui conviendront à vos différents besoins.
Il est également possible de créer un site de production depuis n’importe quel lieu : dans votre entreprise, un site industriel, ou un lieu événementiel (lieu historique, lieu décalé, lieu insolite…).
6 – La plateforme technique pour un événement hybride digital et présentiel :
La technique peut paraitre complexe, car il y a de très nombreuses possibilités, pourtant les principes de bases restent relativement simples.
La plupart des dispositifs vont comporter un (ou plusieurs lieux) de production qui vont centraliser les informations et les redistribuer. Le lieu de production ressemble à un studio de télévision : un plateau, avec des invités, des caméras HD et une régie pour la réalisation de l’image diffusée.
A ce studio de base il convient d’ajouter un certain nombre de fonctionnalités spécifiques :
- Système de diffusion de contenus (vidéos, powerpoint, illustrations, jingles.…)
- Système de titrage pour les noms des intervenants
- Système de gestion des flux vidéos entrants : intervention d’orateurs ou de participants à distance par exemple via des plateforme du type Skype, Teams ou Zoom…
- Gestion de l’interactivité : questions ou réactions en direct, modération en direct
- Fonctions interactives spécifiques : vote, quizz, gaming…
Aujourd’hui, un certain nombre de plateformes intègrent l’ensemble de ces fonctionnalités et nous vous conseillerons sur celle la plus adaptée à vos besoins.
Il faut également en BtoB intégrer la notion de confidentialité du transfert des données.
7 – L’interactivité :
Elle est au centre des dispositifs digitaux.
Les chats, largement popularisés lors des Live Vidéos sur les réseaux sociaux, sont devenus un must. Il est nécessaire de bien les gérer par exemple avec une équipe de modérateurs en direct.
Les questions les plus pertinentes sont traitées par le plateau en direct.
De nombreuses autres formes d’interactivité sont imaginables : vote interactif, comme dans une plénière, mais aussi des Quizz, avec réponses en direct, voire la mise en place de jeux.
Enfin, il est bien sûr possible de faire intervenir des participants en direct ou des sites périphériques.La gestion du temps est un point crucial de l’interactivité. Le temps donné aux interventions extérieures s’additionne très vite et il faut bien anticiper ce qu’il est possible de faire. Si vous mettez en place une interactivité importante, il faut pouvoir tenir ses promesses. D’où l’intérêt, comme indiqué précédemment, de bien fixer les objectifs !
8 – Les invitations, le Teasing :
Partie intégrante de l’événement, l’invitation peut être digitale, emailing créatif, par exemple ou plus créatif, mais pourquoi pas aussi physique, sous forme d’une invitation papier, voire d’un kit de réunion teasing.
La gestion des inscriptions peut être gérée par la plateforme de production. On est alors dans un format type webinar : les personnes s’inscrivent avec un lien.
Pour de la communication interne, il est possible de préinscrire automatiquement tous les participants.
Simple lien ou site dédié à l’événement, une grande palette de possibilités sont offertes.
9 – la préparation et les répétitions :
Comme toute événement, il est nécessaire de prévoir des répétitions, à plusieurs niveaux
- Plateau de production principal : répétitions, filage technique classique
- Sites périphérique et intervenants en direct : vérification des liaisons, et impérativement contact avant le début des directs, et mise en attente des invités.
- Compagnie meeting propose pour chaque intervenant, un brief technique qui donne toutes les informations techniques.
- Back Up : pensez à réaliser des Interviews avant l’événement, en cas de besoin, vous pourrez diffuser l’interview.
10 – L’évaluation – Le suivi :
L’évaluation se fera de façon classique comme tout événement. D’une part, à travers les indicateurs donnés par la technique : taux de participation, taux d’engagement… D’autre part, sous la forme d’un questionnaire de satisfaction aux participants à la fin de l’événement.
Un suivi sera proposé en fonction de chaque événement : replay de certaines parties, informations et synthèse sur un site dédié, récurrence de l’événement, forum ouvert pour des questions réponses…
Voici trois exemples d’événements hybrides digital et présentiel
A – Séminaire interne pour la force de vente
Nous proposons un séminaire d’un ou de plusieurs jours. Le principe est celui d’un plateau central sur un site qui va diffuser une information entrant en interaction avec les sites périphériques. Chaque site périphérique effectue un travail en local.
On va retrouver des alternances de travail local, et de travail tous ensemble depuis un site central de production avec un plateau d’invités,
A la fin du séminaire, le travail de chaque site est restitué et synthétisé.
Chaque site périphérique fait sa réunion en présentiel, par groupe de 20 personnes, soit en journée, soit dans un hôtel sur plusieurs jours.
Avantage : un message national non déformé, la possibilité d’une communication événementielle, une interactivité avec les sites périphériques. On limite la partie descendante avec des séances de travail par petits groupes. L’interactivité et la restitution sont très impliquantes pour les sites en périphérie qui participent alors activement au séminaire. La convivialité et l’humain sont ainsi préservés au niveau local sans prise de risque sanitaire important.
B – Lancement national pour les clients en BtoB
Lancement d’un nouveau produit au niveau événementiel.
Depuis un site principal, les intervenants vont communiquer sur le produit : communication événementielle sur un format court, 1 à 2 heures maximum de réunion, très impactant.
Interventions extérieures sous forme d’interventions vidéo, de reportage en direct depuis des lieux en cohérence (site de production, showroom…)
Les invités peuvent être :
- soit chez eux : possibilité d’un « kit de réunion » avec matériel promotionnel, goodies, panier gourmand…
- soit réunis par petits groupes dans une salle ou un restaurant et ils assistent collectivement au lancement national. Ils peuvent après la diffusion nationale discuter avec leur commercial sur place.
C – Workshop pour les clients
(Formation produits, vente, présentation d’études, actualités du secteur…)
La vidéo a pris une part importante dans la formation, on ne compte plus les tutos sur YouTube pour apprendre à faire à peu près n’importe quoi ! Pourquoi ne pas apporter des services à vos clients ?
Formations sur vos produits, formation pour les aider à développer leurs ventes…
Le principe est celui des webinars, avec campagne d’invitation, teasing, inscription en ligne.
La formation est fondée sur une grande interactivité pour répondre aux questions en direct.
Très souvent, une offre spéciale est faite aux participants d’un webinar.
Événement hybride digital et présentiel : la formule gagnante pour vos événements de cet automne
Compagnie Meeting vous accompagne dans des actions qui vous permettent dès à présent de communiquer avec vos cibles par des formats originaux. Cette crise aura eu pour effet positif de largement démocratiser le digital. Il faut ainsi en profiter pour proposer des événements très attractifs, sans pour autant renoncer à l’aspect humain et convivial du présentiel !
La réactivité est importante pour adapter vos événements prévus dès septembre, aussi Compagnie meeting s’engage à vous apporter une recommandation dans les 48 heures pour toutes les opérations de Vidéo Live.
