Création de contenu événementiel : nos 10 conseils pour 2020

1 – Tout commence avec le brief

Définition des besoins, objectifs, engagements attendus…
Le brief ne doit pas être seulement technique et la logistique.
Pensez à donner l’historique, et ce qui a plu, bien fonctionné, ou non, dans les éditions précédentes.
Indiquez les problématiques de l’entreprise, les relations humaines, les situations conflictuelles, qui sont les décideurs… Ces informations sont parfois difficiles à formuler, d’où l’importance d’un brief oral avec l’agence, ou il sera plus facile d’exprimer le contexte général de l’événement. L’agence doit parfaitement avoir compris votre problématique et les enjeux de votre événement et disposer de toutes les informations pour définir le meilleur contenu événementiel.

2 – Le Storytelling

Il va structurer le contenu événementiel, lui donner vie. Quelle histoire allez-vous raconter et comment ? Si la notion de storytelling n’est pas nouvelle, cela ne doit pas être juste une thématique, un slogan à décliner.
Pour l’écriture, pensez « expérience » : faire de votre événement une expérience pour les participants. Le storytelling doit impliquer les participants. Demandez-vous ce qu’ils vont en retenir, sortiront-ils transformés par cet événement ? Pourquoi et de quelle façon ? Seront-ils prêts à passer à l’action ?
Si votre événement est récurrent, recommencez à zéro à chaque fois au niveau du contenu et du storytelling.
Soyez très exigeant sur votre contenu, de cela dépendra la réussite globale et la synergie des moyens mis en œuvre.

Les premiers instants

Le premier contact est primordial. Il est d’usage en marketing de dire que l’on n’a pas une deuxième chance de faire une première expérience !
Arrivée des participants à soigner. Il faut étonner, marquer les esprits… Par exemple pourquoi pas de l’intelligence artificielle, avec reconnaissance faciale et petit mot d’accueil personnalisé qui apparaît, ou alors une pochette participant très créative, décoration lumière, et son de l’accueil, animation… pensez à inclure ce premier instant dans votre storytelling.

Le rythme

Comme dans un film, un storytelling a besoin de rebondissements, de temps forts, et de moments plus calmes.
Du début à la fin de l’événement, l’attention doit être maintenue, quelle que soit la longueur de l’évènement, une journée, une soirée, plusieurs jours, vous devez insuffler un rythme.
Pensez à réveiller vos participants au début de chaque session, et surtout après le déjeuner. Pourquoi ne pas les faire bouger avec de nombreuses animations sur les thématiques de la danse, de la musique, des jeux…
Pensez aussi aux moments de repos, à des zones calmes, et pourquoi ne pas passer au JOMO (Joy Of Missing Out) avec une zone sans connexion.

La conclusion

Soignez la fin du storytelling, la conclusion de l’événement, demandez de l’engagement, c’est le moment où le relais est passé : aux participants de passer à l’action.
N’oubliez pas que le storytelling, le contenu événementiel, va concerner non seulement ce qui se passe sur scène, mais aussi sur l’ensemble des actions : signalétiques, pauses café, animations, repas, soirées, team building…

3 – Les Intervenants

Le plus souvent ce sont les intervenants, internes ou externes, qui vont avoir la charge de transmettre les principaux messages, et créer l’engagement.
Misez sur les intervenants, pour dynamiser vos présentations, pour donner du rythme, apporter des éclairages différents, pour surprendre. La qualité de vos intervenants est essentielle.
Pensez à bien coordonner vos intervenants, de façon à être toujours dans le cadre de votre storytelling, et faire en sorte qu’ils aient toutes les données entre les mains.
En 2020 pour vos événements, fournissez un « Kit » à vos orateurs : le brief de l’événement, les enjeux, la stratégie retenue, le storytelling, la description de l’événement, le programme, un retro planning.
Il est interessant pour enrichir leurs contenus, de leur proposer des données sur votre thématique sous forme d’études, d’articles de presse, des vidéos…

Le coaching des intervenants

Un bon scénario, de bons interprètes. Le meilleur contenu ne sera gagnant que si l’ensemble des intervenants est au top.
Le coaching peut être réalisé en amont de l’événement, lors de séances de préparation. Il peut prendre l’aspect d’un team building, si, par exemple, vous faites réaliser des films vidéos d’illustration avec les salariés de l’entreprise ou les intervenants.
Le coaching peut aussi être proposé au moment des répétitions, si le planning le permet. Dans ce cas il sera plutôt orienté vers la prise de parole, la gestuelle, les déplacements, le comportement sur scène…

Le jour de l’événement pour les intervenants

Vos intervenants vont assurer le succès de votre événement, garantissez leur le meilleur confort et le moins de stress possible : loge ou « green room » pour se détendre, boire, manger un peu, revoir les textes… Et pour les accompagner, une personne du staff technique (Stage manager) près de la scène pour leur donner les dernières indications.

4 – Les présentations

Les Slides sont incontournables, faites-en un atout plutôt qu’un passage obligé.
Il est possible de faire des présentations très dynamiques, des animations, et rendre le contenu vivant. Intégrez ces slides dans une animation digitale plus large : Projection infodécor, Mapping vidéo, y associer des films vidéos…
Essentiel : la cohérence avec un « template » dédié à votre événement. Pensez à nourrir les intervenants avec des contenus riches qu’ils pourront utiliser dans la construction de leurs slides : pictos, illustrations, banques d’images,…(kit intervenants)
Une fois toutes les présentations récupérées, un lissage graphique permettra de donner encore plus de cohérence. Il sera aussi possible de proposer à travers l’agence une aide à la création de ces slides. Enfin, il est essentiel de respecter le temps imparti pour chacun des intervenants. Une répétition en amont permettra de bien vérifier le timing.

5 – Le décor

Il doit aussi évoluer tout au long de votre événement, de votre storytelling; Il doit contribuer à donner du rythme. N’hésitez pas à jouer sur des changements au cours de l’événement qui peuvent littéralement donner un look différent: décor, mobilier, éclairages. Le mapping vidéo encore sous-utilisé, avec de nouveaux outils très performants et très compétitifs, permet des changements de décor spectaculaires, et aussi de donner du mouvement au décor…
Pensez aux tissus, aux décorations florales, aux nouveaux matériaux : voilages, tissus de projection semi-transparents…
Les intervenants sur scène doivent être très confortablement installés. Les assises ne doivent pas induire des positions gênantes, en particulier pour les femmes.

6 – Le sound design. La musique

Dans un film cinéma le son fait 50% de la qualité du film. Lors des événements, le son est un élément sur lequel vous pouvez créer la surprise et la différence. Orchestre sur scène, mais aussi bruitage, animation,… Il faut être créatif, tout est à inventer ou presque !
Ne vous limitez pas simplement à choisir la musique de l’événement.

7 – les animations

Les animations quelque soit le moment : plénière, pauses ou repas sont parties intégrantes de la plupart des événements. Ils apportent de la respiration et du rythme. Il faut les intégrer en cohérence dans votre storytelling, elles doivent venir en appui de votre histoire. Evitez les animations gadgets sans réel rapport !
Le choix est aujourd’hui très vaste avec des nouveautés régulières. Compagnie Meeting effectue une veille permanente et saura vous proposer des animations originales et adéquates.

8 – l’interactivité

L’interactivité correspond à l’implication des participants à l’événement. elle est donc à intégrer dès la conception de l’événement sous différentes formes : appel à talents, réalisation d’une animation par les participants : film, théâtre…
Pendant l’événement si un dispositif de votes ou d’interactions avec les présentations est proposé, privilégiez celui qui offre le plus de simplicité pour la mise en place et la connexion.

9 – les répétitions

Elles sont souvent source de stress pour les intervenants et pour les équipes techniques. Il est essentiel pour la préparation et la maitrise technique d’instaurer un climat de calme et de sérénité propice à diminuer le stress. Elles ne peuvent commencer que lorsque les équipes ont fini les installations. En attendant, si besoin, il est préférable de répéter les contenus dans un espace différent de la scène. Il faut un planning précis pour les répétitions avec un déroulé finalisé (script) de l’événement.
Une bonne répétition se fait en 2 étapes : dans une salle séparée, pour les contenus, avec le(a) script ou topeur(se) qui finalise le déroulé. 
Sur scène, seuls les déplacements, les lancements de sujet, les animations sont répétés, on appelle cela le filage technique. Il est essentiel de réserver suffisamment de temps, donc de budget pour les répétitions !

10 – Budget

Le contenu est la partie stratégique la plus importante de votre événement, vous devez lui consacrer un budget convenable en pourcentage du budget global de votre événement. Au moment du cahier des charges, pensez à évaluer cette part. Donnez-vous les moyens d’un contenu performant et efficace.

Compagnie Meeting et l’ensemble de ses équipes sauront vous guider et vous conseiller pour créer le meilleur contenu événementiel. Notre expérience ainsi que notre veille permanente seront utiles pour évoquer avec vous de nombreuses idées et options, afin de vous guider dans les bons choix.